International Staff Training Days v Helsinkách

Univerzity v rámci programu Erasmus+ a dalších financovaných schémat nabízejí svým zaměstnancům příležitosti k mezinárodní mobilitě. Specificky zaměřených školení pro pracovníky v oblasti podpory výzkumu však zatím není mnoho. O to cennější byla možnost zúčastnit se International Staff Training Days, které ve dnech 14.-16. května 2025 uspořádala Helsinská univerzita. Setkání se zaměřilo na projektovou podporu výzkumu, zejména v kontextu grantů ERC a druhého pilíře programu Horizont Evropa. Českou komunitu výzkumných administrátorů (CZARMA) zde reprezentovalo hned několik účastnic. V tomto reportu přinášíme hlavní poznatky a reflexe z programu.

Univerzita Helsinky: profil instituce a kontext podpory výzkumu

Univerzita Helsinky, nejstarší a největší vysoká škola ve Finsku, se dlouhodobě řadí mezi 1 % nejlepších univerzit světa. V současnosti zde studuje přibližně 32 000 studentů a působí 8 000 zaměstnanců, z nichž je 4 500 aktivních ve výzkumu. Instituce se skládá z 11 fakult rozložených do čtyř hlavních kampusů: lékařského (Meilahti), přírodovědného (Kumpula), zemědělsko-biologického (Viikki) a humanitního (City Centre Campus).

Od roku 2016 funguje model centralizované administrativní podpory výzkumu, kdy byla původně fakultní struktura transformována do centrálních servisních jednotek působících na úrovni jednotlivých kampusů. Právě kolegové z Research Funding Services z humanitního a částečně i lékařského kampusu stáli za organizací školení, které bylo tematicky zaměřeno na granty Evropské rady pro výzkum (ERC) a konsorciální projekty v rámci Pilíře II programu Horizont Evropa.

V roce 2024 univerzita získala z externích grantových zdrojů celkem 257 milionů EUR a každoročně zde probíhá více než 3 000 grantových projektů financovaných z různých národních i mezinárodních schémat.

Strategická podpora ERC grantů (nejen) na Helsinské univerzitě

Univerzita Helsinky disponuje komplexním systémem podpory pro všechny typy individuálních ERC grantů – Starting, Consolidator i Advanced a není tedy divu, že od roku 2007 získala již 136 ERC. V současné době je jich v Helsinkách implementováno 40. Součástí jejich přístupu ke komplexní podpoře je centrálně spravovaný interní portál (wiki), který zpřístupňuje žadatelům metodické materiály, návody a šablony. Uchazeči mají k dispozici odborný tým složený z grantových poradců, koučů a ekonomů, přičemž v pokročilých fázích návrhu (zejména část B1) je běžné zapojení externích konzultantů, např. agentur Yellow Research. Další univerzity, které se programu zúčastnily, využívají služeb například Key Innovations nebo WGR. Konzultanti z těchto agentur často vedou tzv. clinics – intenzivní vícedenní workshopy zaměřené na doladění návrhu. Na některých univerzitách se žadatelé před výběrem formálně „screenují“ (např. Vrije Universiteit Amsterdam), často na základě výběrových řízení interní rady, aby se zajistilo, že podané návrhy mají reálný potenciál uspět.

Motivační nástroje a best practices v ERC

Podpora ERC grantů není u úspěšných univerzit v tomto schématu jen technická, ale také strategická a motivační. Například na některých španělských univerzitách mají výzkumníci po udělení ERC grantu možnost využít až 80 % nepřímých nákladů pro vlastní výzkumnou činnost. Některé instituce zároveň nabízí resubmission bonusy pro žadatele, kteří projekt podají znovu – tyto příspěvky dosahují částek až 5 000 EUR a jsou posílány společně s osobním dopisem rektora, děkana fakulty nebo vedoucího pracoviště. Permanentní pracovní poměr bývá pro úspěšné žadatele standardní motivací, byť některé západní univerzity jej v posledních letech revidují. Inspirativní byla i praxe tzv. „reading days“, kdy národní kontaktní místa (např. v Dánsku) organizují kolektivní čtení návrhů pro budoucí žadatele. Úspěšnost žádostí, zejména v oblasti SSH, se ukázala být vyšší tam, kde grantová podpora poskytuje specifickou oborovou zpětnou vazbu – např. Helsinky v tomto směru aktivně reflektují různé potřeby přírodních a humanitních věd. Potvrdilo se, že komentáře projektových manažerů v SSH jsou mnohem detailnější a specifičtější, očekávaná podpora je robustnější.

Podpora konsorciálních projektů v Pilíři II na Helsinské univerzitě: systémová změna a strategická opatření

Druhá část školení pořádaného oddělením Research Funding Services (RFS) Helsinské univerzity byla věnována přípravě konsorciálních projektů, které spadají pod Pilíř II rámcového programu Horizont Evropa. Kromě RFS se na této agendě podílí také tým INNO, spolufinancovaný městem Helsinky. Ten však selektivně vyhledává výzvy s vysokým inovačním potenciálem, a to jak z Pilíře II, tak Pilíře III (EIC), a aktivně oslovuje možné koordinátory projektů. Klíčová pre-award podpora zůstává v gesci RFS, zatímco fázi post-award spravuje specializovaný tým PROCO (Project Coordinating Team).

Historicky byla Univerzita Helsinky výrazně orientována na individuální výzkumné granty, zejména ERC, což vedlo k dlouhodobému přehlížení Pilíře II – zejména v humanitních oborech. Tato situace se však mění: vedení univerzity v posledních letech klade důraz na posílení konsorciální grantové agendy napříč vědními oblastmi. Dosud univerzita získala 88 projektů v rámci Pilíře II s celkovou finanční alokací 41 milionů EUR, přičemž nejvýznamnější podíl (37 %) připadá na Klastr 1: Zdraví.

Za účelem systematické podpory koordinátorů byl v roce 2023 pilotně ověřen podpůrný balíček „CoordPack“, který byl od roku 2024 oficiálně implementován. Každý koordinátor má k dispozici tříčlenný tým složený z projektového manažera, seniorního grantového poradce a kouče. Dále získává přístup k projektovému ekonomovi a dalším relevantním servisním útvarům – právnímu, inovačnímu, knihovnímu či komunikačnímu. Ačkoliv 80 % mzdy projektového manažera hradí předkladatel nebo jeho fakulta, ostatní služby poskytuje univerzita bezplatně. Koordinátoři navíc obdrží vzorové materiály a metodické návody.

Motivační rovinou podpory je také přímá finanční injekce: 30 000 EUR pro koordinované projekty a 8 000 EUR pro partnerskou účast. Podpora je přidělována kvartálně na základě kontinuální výzvy a je dostupná i pro projekty v Pilíři III. Finanční prostředky lze využít na tvorbu návrhu projektu a budování konsorcia, včetně úhrady externích konzultací, grafických služeb či cest na přípravná setkání. Nejsou však určeny k financování cest zahraničních partnerů do Helsinek.

Z diskuze mezi zástupci různých evropských institucí vyplynula shoda, že jedním z klíčových předpokladů úspěšné žádosti je včasný start přípravy – ideálně šest měsíců před termínem výzvy. To však vyžaduje přístup k pracovním verzím pracovních programů ještě před jejich oficiálním zveřejněním. Zahraniční kolegové potvrdili, že k těmto materiálům mají běžně přístup prostřednictvím bruselské kanceláře nebo NCP a sdílejí relevantní části s předem identifikovanými výzkumníky.

Průřezová témata z diskuze

Finanční podpora při přípravě grantů

Finanční příspěvek na přípravu konsorciálních projektů se ukazuje jako efektivní nástroj pro podporu zapojování výzkumníků do evropských grantových schémat. Tento přístup uplatňuje nejen Helsinská univerzita, ale také další zúčastněné instituce, např. Univerzita v Kodani, University College Dublin nebo Masarykova univerzita. V některých případech je však podpora omezena pouze na projekty, kde je univerzita hlavním koordinátorem.

Externí konzultanti: ano, nebo ne?

Téma zapojování externích konzultantů do přípravy grantových návrhů vyvolalo rozmanité reakce. Zaznívaly argumenty pro budování interní odbornosti a uchování institucionálního know-how, zároveň však i pragmatický pohled na využití externích expertů v situacích, kdy je to efektivní a ekonomicky výhodné. Zajímavým kompromisem je model, v němž externí konzultant poskytne vstupní školení a metodické vedení, zatímco detailní zpracování návrhu zajišťuje univerzitní grantový tým.

Motivace žadatelů

Evropské projekty představují prestiž i významný příspěvek do rozpočtu univerzit. Motivace jednotlivých vědců k účasti je však různorodá a ovlivněná řadou faktorů – od pracovní vytíženosti až po nízkou míru úspěšnosti. Univerzity proto volí motivační nástroje, jako je možnost využít část nepřímých nákladů na rozvoj vlastního výzkumu či příslib stabilního pracovního místa u vysoce prestižních grantů (např. ERC). V některých případech se k opakovanému podání žádosti přistupuje i s využitím finančního bonusu.

Lobby v Bruselu

Zástupci velkých univerzit se rovněž podělili o své zkušenosti s institucionálním zastoupením v Bruselu. To může sloužit nejen pro lepší orientaci v evropských výzkumných politikách, ale také k prosazování pozic univerzity při tvorbě pracovních programů. Některé univerzity však zvažují efektivitu trvalého zastoupení. Např. Univerzita Erlangen-Norimberk vysílá své grantové manažerky do Bruselu jednou ročně na krátkodobé pracovní pobyty za účelem navázání kontaktů a sběru aktuálních informací.

Systémy pro správu výzkumných informací: zkušenost s Pure/Tuhat

Jedním z praktických výstupů návštěvy byla možnost seznámit se s informačním systémem Pure, který Helsinská univerzita využívá již více než deset let. Ve Finsku byla první institucí, která software od Elsevieru implementovala, a díky tomu si dosud udržuje výhodnější licenční podmínky. Systém je integrován do vnitřní infrastruktury univerzity a napojen na ekonomicko-personální systém SAP, bibliometrické databáze a další interní nástroje.

Vedle systému Pure univerzita provozuje i veřejně přístupný portál Tuhat, který spravuje IT oddělení ve spolupráci s univerzitní knihovnou. Ten umožňuje vyhledávání informací o výzkumných projektech i publikační činnosti a slouží jako oficiální nástroj pro jejich reportování. Přenos dat mezi systémy je však jen částečně automatizovaný – některé výstupy, jako jsou např. postery, musí být ručně odfiltrovány. V současnosti univerzita pracuje na vývoji nových API rozhraní, která by celý proces měla zefektivnit.

Jako uživatelsky náročnější se ukázalo nově zavedené povinné využívání cloudového úložiště Elsevier. Helsinská univerzita zvolila dražší variantu, která jí umožňuje vyšší kontrolou nad aktualizacemi. V tomto modelu představuje pořízení a provoz systému vědeckého informačního systému náklad v řádu desítek tisíc EUR ročně. Přes dílčí komplikace je Pure/Tuhat považován za cenný nástroj pro strategické řízení výzkumných aktivit.

Závěrečné postřehy: sdílené výzvy, rozdílné přístupy

Univerzity napříč Evropou dnes čelí obdobným výzvám – rostoucím nárokům, rozpočtovým omezením i nutnosti adaptace na nové nástroje a technologie. Zajímavým rysem západoevropských institucí je stále větší míra centralizace administrativní podpory a její částečná automatizace. Tyto změny přinášejí efektivitu, ale také riziko ztráty osobního kontaktu s vědci, na což upozorňovali i organizátoři z Helsinek. Právě osobní vztahy a možnost rychlého neformálního řešení problémů jsou podle nich stále klíčem k úspěšné grantové podpoře.

Ivana Herglová, Univerzita Karlova
Radka Martincová, Masarykova Univerzita
Petra Vaculíková, Univerzita Palackého v Olomouci, CZARMA